Hurtig-Gutta jobber raskere med ny flåtestyring

– Innsparingen av tid skjer i hele verdikjeden, fra sjåfør til kjørekontor, sier Gunnar W. Thøgersen, eier og ansvarlig driftssjef i Hurtig-Gutta Transport AS til YrkesBil.

Tidligere i år skiftet transportselskapet flåtestyringssystem – eller Transport Management System (TMS), og allerede etter noen få uker så Thøgersen hva dette vil bety for driften og lønnsomheten.

– Fire timers arbeid er det vi kommer til å spare, hver eneste dag. Det vil si nesten et halvt årsverk, sier han.

Mer altomfattende
Valget falt på det svenskutviklede systemet K2 fra Fleet 101. En av forskjellene fra systemet Hurtig-Gutta Transport brukte tidligere, er at det nye er mer altomfattende (se egen sak) og mange av funksjonene er i større grad automatisert.

Og nettopp innen automatisering er det mye å hente for en transportbedrift med totalt 59 biler, fra små varebiler opp til 12-pallere. I all hovedsak er det enbilseiere som kjører fast, med profilerte biler.

Alle er tilknyttet systemet, og kommunikasjonen foregår via en app på sjåførenes mobiltelefon eller PDA («håndholdt datamaskin»).   

– K2 takler for eksempel veldig mange prisstrukturer, som vi nå får helautomatisert. Vi har en hovedpris på en ordre som står der hele tiden, men du kan koble til ulike tillegg på en enkel måte – uten at vi behøver å gå inn i oppdraget, forklarer Thøgersen.

Sjåførene styrer tilleggene selv og legger alt inn på fakturaen til kunden, men det må fortsatt godkjennes av kjørekontoret.

– Før kom dette inn som en tilleggsmelding på ordren. Vi måtte åpne ordren og legge det inn som en artikkel. Nå er jobben gjort fra sjåføren, og vi trenger kun å si «ok». Bare der sparer vi mye, vet du, sier driftssjefen.

Autotildeling
Hurtig-Gutta Transport AS opererer over store deler av Østlandet, med Skien, Halden, Minnesund, Hønefoss, Hallingdal og Gran som noen av ytterpunktene. De henter og leverer alltid samme dag. Ved å unngå omlasting minimeres risikoen for skader, eller at gods skal forsvinne.

En del av kjøringen foregår på faste ruter, eller i faste ruteområder. Med K2 er de nå i gang med å bygge mer rutestruktur, og da kommer automatisert tildeling av oppdrag inn i bildet. Altså, de lar algoritmene finne bilen som egner seg best til oppdraget.

Foreløpig er det ikke snakk om å velge bil ut fra sanntidsposisjon og planlagt videre kjørerute, men fordeling blant annet på faste ruter innenfor postnumre.  

– Da kan for eksempel bilen som kjører Østfold-ruta hver gang det tikker inn en ordre som omfavner Østfold automatisk få tildelt det oppdraget. Spesielt bra blir det jo hvis det kommer 30 ordre samtidig. Da kan systemet raskt massefordele disse, forklarer Thøgersen.

Med det er jobben gjort, ordren ferdig priset og klar.

– Det vi bruker av tid på de 30 ordrene er tiden «bilfordeleren» bruker på å fordele oppdragene ut til bilene – cirka to sekunder. Før brukte vi cirka ett minutt på hver enkelt ordre, sier han.

Sporingsløsninger
Når det gjelder utnyttelsen av bilparken, med sanntidsposisjonering og slikt, er ikke K2 så ulikt systemer Hurtig-Gutta Transport har benyttet tidligere.

– Men vi får inn mer data her enn vi har gjort før, og sånn sett får vi lettere oversikt over lasten bilene har på – i form av antall kolli, volum og kilo, sier daglig leder Hege K. Thøgersen.

– Vi har også lagt inn i systemet kapasitet og volum på alle bilene, så vi ser enkelt hvor mye «mer» de har plass til. Jo mer informasjon vi legger inn i systemet, desto mer forteller systemet oss, fortsetter hun.

At godset kan følges, eller «trackes», tar kundene i dag nærmest som en selvfølge. Men i K2 er det viktig å skille mellom Track & Trace og sporing via den lukkede kundeweben.

Med Track & Trace får du ikke følge bilen i sanntid, du får kun opp status om hvorvidt godset er hentet eller levert.

– På kundewebløsningen kan kunden se «alt» - hvis vi tillater det. Vi kan gi tilgang så kundene ser hvor bilen er i sanntid, men det kommer vi aldri til å koble opp, selv om muligheten er der. Dette har også med personvern å gjøre, sier Gunnar Thøgersen.

Pakkesporingen i kundewebløsningen benyttes av noen transportører i enkelttilfeller hvis det for eksempel er transport av farlig gods eller annet spesialgods.

Omfattende prosess
Men om du tror det er bare å trykke på noen knapper dersom du skal skifte fra ett TMS-system til et annet, så tar du grundig feil. Det mener i alle fall Gunnar Thøgersen, som i starten jobbet dag og natt i flere uker for å sikre at overgangen skal gå skikkelig for seg.

– Det er en svært omfattende prosess. Det mange gjør feil, tror jeg, er at når de begynner å se hvor komplisert et slikt skifte er, så dropper de det og faller tilbake på det gamle systemet, som føles trygt og godt, sier han.

– Innimellom merker jeg det selv også. Jeg må hele tiden fokusere og si til meg selv «hvorfor tenker jeg sånn? Gjør det på nytt», fortsetter driftssjefen, og beskriver «en kamp man må kjempe seg gjennom»:

– Jeg flyttet nesten inn på kontoret i tre uker, jobbet 16 timers dager inkludert lørdag og søndag.

– Og det er verdt det?

– Ja, det funker så det griner etter. Ellers hadde jeg ikke gjort det. Jeg så det med en gang, at dette virker på en helt annen måte, sier han.

Hege minner oss om at Hurtig-Gutta Transport AS fyller 20 år i år, og er klar på at hun ikke vil tilbake til tiden uten flåtestyringssystemer.

– Nei, det hadde ikke gått med 59 biler i dag. Da vi startet hadde vi radio i bilene og alle hadde kjørelister hvor de skrev opp hver tur. Jeg vil ikke tilbake dit, smiler hun.

Ser stort potensial
Det er det svenske selskapet Fleet 101 AB som står bak K2, og det norske datterselskapet Fleet 101 AS som håndterer salget her til lands.

Daglig leder Bjørn Torjussen forteller at de i dag har rundt 100 norske kunder som benytter K2.

– Dette er alt fra enbilseiere til de med flåte på 500 biler. Hurtig-Gutta Transport AS med sine 59 biler er nok noe over snittstørrelsen på våre kunders bilflåter, sier han til YrkesBil.

Alle transportsegmenter
Flåtestyring blir egentlig et for snevert begrep til å beskrive hva K2 er. Transport- og administrasjonssystem, eller Transport Management System (TMS), er nok mer dekkende.

Systemet innbefatter nemlig alt fra ordrehåndtering, til sjåførapp i bilene, posisjonering av bilene, ulike EDI-løsninger (elektronisk overføring av strukturerte data), fakturering, fakturakontroll, kommunikasjon mellom kjørekontor og bil, skanning av gods, pakkesporing og kollietiketter. For å nevne noe.

K2 benyttes derfor av aktører innen alle segmenter av godstransport.

– Vi har flest kunder innenfor lokal- og regionaldistribusjon, men også noen som kjører mer langtransport, sier Jonas Andersen i Fleet 101.

Torjussen mener systemet oppnår størst utnyttelse innen bud og distribusjon av stykkgods, fordi disse aktørene kan benytte nærmest alle funksjonene. Tung- og langtransport benytter ofte deler av systemet.

– De benytter systemet også på en annen måte. Vi har for eksempel en stor kunde innen bulktransport og vi har flere innen anleggskjøring, og dette er såpass forskjellige segmenter at de har vidt forskjellige behov, sier Torjussen.

Mer å gå på
Andersen mener mange i transportbransjen har mye å gå på når det gjelder å utnytte de mulighetene som ligger i flåtestyringssystemene.

– Generelt skulle jeg ønske flere var som Hurtig-Gutta Transport. At de for eksempel ser mulighetene for hvor man kan tilpasse rutene sine, og tjene inn årsverk ved å få det så effektivt som mulig. Det er mange som har flåtestyringssystemer, men som ikke klarer å hente ut potensialet, sier han.

– Hvilke enkle grep kan flere med fordel gjøre?

– Mange bruker systemet for posisjonering av biler og fakturering, men de jobber fortsatt manuelt. De mottar ordren, taster den inn, ringer til en bil og spør sjåføren om han kan ta jobben, og så sender man ut ordren. Litt sånn som de alltid har jobbet. I stedet kunne de kanskje fått kunden til å registrere ordren og få det automatisk fordelt ut på bil, sier Andersen.

– Det er jo heldigvis noen som har forstått det, og det kommer flere, legger han til.

Optimering
Samtidig jobber mange av tilbyderne av TMS og flåtestyring nå med å finne bedre løsninger på hvordan mer kan automatiseres. Blant annet snakker vi om helautomatiske, algoritmestyrte tildelinger av kjøreoppdrag basert på bilenes posisjon i sanntid og/eller fremtidig kjørerute idet ordren legges inn eller skal utføres.

– I dag finnes det noen enkle løsninger, men optimering av kjøreruter er noe vi forsker mye på, sier Andersen.

– Hvor stor er «tørsten» etter slikt ute hos kundene deres?

– Den er ikke så stor ennå, men vi merker at noen kunder begynner å etterspørre slike løsninger, kanskje særlig innenfor bud- og distribusjon, sier Jonas Andersen.

--------------------------------------------------------------------

Hurtig-Gutta Transport AS

                                          2017         2016       2015

Driftsinntekter                 61.828      47.807    43.320

Resultat før skatt            8.288        4.016      3.607

Resultatmargin (%)        13,4           8,4          8,3

Alle beløp i hele 1.000 kroner. Kilde: Proff Forvalt

-------------------------------------------------------------------

K2

Transport- og administrasjonssystem utviklet av svenske Fleet 101 AB.

Innbefatter blant annet ordrehåndtering, sjåførapp i bilene, posisjonering av bilene, ulike EDI-løsninger (elektronisk overføring av strukturerte data), fakturering, fakturakontroll, kommunikasjon mellom kjørekontor og bil, skanning av gods, pakkesporing og kollietiketter.   

Selges i Norge gjennom Fleet 101 AS.

**Denne artikkelen ble først publisert i bladet YrkesBil nr. 6/7 - 2018. Abonnenter får tilgang til de viktigste bransjesakene og eksklusive reportasjer først. Ikke abonnent? Tegn abonnement her!**